Informativa sul trattamento dei dati personali

Piattaforma Arcangelo.io (Studio e Portale)

Versione bozza: 1.0 — ottobre 2026
Stato: bozza operativa da revisionare con legale / DPO prima della messa in produzione
Riferimenti normativi: Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR); D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (Codice Privacy); art. 1130 e ss. c.c. e disposizioni attuative in materia di anagrafe e documentazione condominiale, ove applicabili.

Indice

1. Premessa e struttura del documento
2. Chi tratta i dati: ruoli (Titolare e Responsabile)
3. Sezione A — Informativa per utenti del Portale (condòmini, inquilini con mandato, fornitori)
4. Sezione B — Nota per account Studio (titolare, collaboratori, URP/segreteria)
5. Cookie e tecnologie simili
6. Misure di sicurezza (livello alto)
7. Trasferimenti extra-UE
8. Processi decisionali automatizzati e assistente AI
9. Aggiornamenti dell’informativa
10. Allegato — Elenco sottoscrittori / fornitori di servizio (sub-responsabili)

1. Premessa e struttura del documento

Arcangelo.io (di seguito anche «Piattaforma» o «Servizio») è una applicazione web per la gestione condominiale, accessibile tipicamente tramite:

• Area Studio: https://studio.arcangelo.io — destinata agli studi di amministrazione condominiale e al loro personale;
• Portale: https://portale.arcangelo.io — destinato a condòmini, soggetti con diritti reali o personali di godimento (es. inquilini con mandato), e fornitori abilitati.

La Piattaforma consente, tra l’altro: gestione anagrafiche e unità immobiliari; contabilità condominiale (rate, pagamenti, movimenti, banche/IBAN, ritenute, conguagli, preventivi, chiusure di esercizio); documenti (verbali, convocazioni, fascicoli, allegati); ticket / interventi assegnati ai fornitori (con foto e stati); tracciatura delle azioni; eventuale assistente AI; multi-sede e personalizzazione (es. logo dello Studio sul Portale). Sono previsti, in evoluzione, import da backup di software terzi (es. Domustudio/Danea), integrazioni e API [DA CONFERMARE: perimetro e tempi].

Questa informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 GDPR. Dove i dati non sono raccolti direttamente dall’interessato (es. anagrafica caricata dallo Studio), le informazioni dell’art. 14 si applicano per quanto ragionevolmente possibile.

2. Chi tratta i dati: ruoli (Titolare e Responsabile)

È fondamentale distinguere due piani di trattamento.

2.1 Dati di gestione condominiale (anagrafiche, contabilità, documenti, ticket legati al condominio)

Conseguenza pratica: le richieste sugli diritti GDPR relativi ai dati del proprio condominio (accesso al prospetto rate, cancellazione anagrafica, rettifica IBAN, ecc.) vanno rivolte in primis allo Studio che amministra il condominio. Arcangelo collabora con lo Studio secondo il contratto art. 28 e non utilizza tali dati per finalità proprie di marketing [DA CONFERMARE: eventuale uso aggregato/anonimizzato a fini di miglioramento prodotto].

2.2 Dati di account, autenticazione e funzionamento della Piattaforma

In questo secondo piano Arcangelo può trattare, ad esempio: indirizzo email di login dello staff Studio; codice fiscale o P.IVA usati come identificativo di accesso al Portale; hash/credenziali; log di accesso; accettazione dell’informativa; metadati tecnici (IP, user-agent) per sicurezza.

2.3 Contatti privacy

• Per i dati di gestione condominiale: contattare lo Studio indicato nel Portale / nella lettera di primo accesso / nella documentazione condominiale.
• Per i dati di piattaforma / account Arcangelo:
  • Titolare: [ragione sociale Arcangelo]
  • Email privacy: [privacy@arcangelo.io — DA CONFERMARE]
  • Recapito postale: [indirizzo sede — DA CONFERMARE]
  • DPO (Responsabile della protezione dei dati): [nominato / non nominato — DA CONFERMARE]. Se nominato: [nome/contatto DPO — DA CONFERMARE].

2.4 Rapporti contrattuali tra Arcangelo e Studio

Prima dell’uso in produzione, Arcangelo e lo Studio stipulano (o aggiornano) un accordo art. 28 GDPR che disciplina istruzioni, misure di sicurezza, sub-responsabili, assistenza nelle richieste degli interessati, cancellazione/restituzione dei dati a fine contratto, audit [DA CONFERMARE: modello contrattuale e allegati tecnici].

3. Sezione A — Informativa per utenti del Portale

Destinatari: persone fisiche che accedono a portale.arcangelo.io (o URL equivalente) in qualità di:

• condòmini / titolari di diritti reali su unità immobiliari;
• inquilini o altri titolari di diritti personali di godimento abilitati dallo Studio (es. con mandato);
• fornitori (persone fisiche referenti o, per le società, i dati dei referenti di contatto) abilitati a vedere e aggiornare interventi / ticket.

Questa Sezione A è il testo consigliato da mostrare (checkbox «Ho letto l’informativa») al primo accesso, insieme all’eventuale accettazione delle condizioni d’uso [DA CONFERMARE: se le condizioni d’uso sono separate].

3.A.1 Titolare e Responsabile (riassunto per l’utente)

I Suoi dati relativi al condominio e alla gestione (anagrafica, rate, documenti, ticket, ecc.) sono trattati dallo Studio di amministrazione che gestisce il Suo condominio, in qualità di Titolare (o secondo il ruolo che risulta dal mandato assembleare / incarico).
Arcangelo fornisce la Piattaforma e tratta tali dati come Responsabile del trattamento per conto dello Studio.

I dati strettamente legati al Suoi account di accesso alla Piattaforma (credenziali, log di sicurezza, accettazione privacy) sono trattati da Arcangelo come Titolare, nei limiti descritti di seguito.

Per conoscere l’identità completa dello Studio Titolare, consulti i dati mostrati nel Portale o la documentazione ricevuta (lettera di primo accesso, comunicazioni dello Studio).

3.A.2 Categorie di dati personali trattati

A seconda del Suo profilo e di ciò che lo Studio ha caricato o Le ha chiesto, possono essere trattati:

1. Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, partita IVA, indirizzi, email, telefono, eventuale ragione sociale del fornitore.
2. Dati relativi alle unità e alla posizione condominiale: scala, interno, box/garage, millesimi, ruolo (proprietario, inquilino, ecc.), studio/sede di riferimento.
3. Dati contabili e patrimoniali connessi alla gestione: rate, pagamenti, saldi, conguagli, voci di preventivo/consuntivo, estremi di pagamento, IBAN / coordinate bancarie ove inseriti per addebiti o rimborsi, ritenute d’acconto ove applicabili.
4. Documenti e contenuti: verbali, convocazioni, fascicoli, file caricati, fotografie allegate ai ticket/interventi.
5. Dati relativi a interventi e fornitori: descrizione intervento, stato (es. assegnato, in corso, eseguito), assegnazioni, comunicazioni operative; per i fornitori, anche richieste documentali (es. DURC) inviate via email dallo Studio tramite la Piattaforma.
6. Dati di autenticazione e tracciatura: codice fiscale o P.IVA usati come identificativo di login, password (memorizzata in forma non reversibile), data/ora accessi, azioni rilevanti sul Portale (audit / traccia), indirizzo IP e dati tecnici di sessione.
7. Preferenze e accettazioni: presa visione / accettazione della presente informativa al primo accesso; eventuali preferenze di notifica [DA CONFERMARE].
8. Dati provenienti da sistemi terzi (import): in caso di migrazione da software di amministrazione (es. backup Domustudio/Danea), i dati sopra possono essere importati dallo Studio nella Piattaforma [DA CONFERMARE: attivazione e modalità].

Categorie particolari di dati (art. 9 GDPR): la Piattaforma non è destinata al trattamento sistematico di dati particolari (salute, opinioni politiche, ecc.). Se un documento caricato ne contenesse accidentalmente, lo Studio e Arcangelo trattano tali informazioni solo se strettamente necessarie e lecite, e invitano a non caricare dati non pertinenti [DA CONFERMARE: policy interna di redazione/upload].

I dati possono essere forniti da Lei, dallo Studio, da altri condòmini nei limiti di legge, da fornitori nell’ambito degli interventi, o da pubblici registri / adempimenti di legge quando pertinenti alla gestione condominiale.

3.A.3 Finalità e basi giuridiche

Natura del conferimento. L’uso del Portale e l’inserimento di alcuni dati (es. IBAN per domiciliato) possono essere necessari per fruire di specifiche funzioni. Il rifiuto può impedire l’accesso al Portale o alcune operazioni, senza pregiudicare i diritti che Lei può esercitare attraverso canali tradizionali verso lo Studio, nei limiti di legge.

3.A.4 Destinatari e categorie di destinatari

I dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità:

1. Personale autorizzato dello Studio (titolare, collaboratori, URP/segreteria) con profili di accesso differenziati.
2. Fornitori del condominio abilitati, limitatamente ai ticket/interventi e alle informazioni necessarie all’esecuzione.
3. Arcangelo e i suoi sub-responsabili tecnici (hosting, database, invio email transazionale, monitoraggio) — preferibilmente con infrastruttura nello Spazio Economico Europeo; elenco in Allegato.
4. Consulenti dello Studio (commercialisti, legali, ecc.) se nominati e autorizzati.
5. Banche / prestatori di servizi di pagamento per disposizioni di pagamento, se attivate [DA CONFERMARE].
6. Autorità pubbliche o autorità giudiziarie, ove obbligatorio.

I dati non sono oggetto di diffusione pubblica. Il logo dello Studio può essere mostrato nel Portale agli utenti collegati a più studi, per identificarne il contesto: non costituisce cessione di dati anagrafici a terzi estranei.

3.A.5 Periodo di conservazione

A fine contratto tra Studio e Arcangelo, i dati di gestione sono restituiti o cancellati secondo l’accordo art. 28, salvi obblighi di conservazione di legge.

3.A.6 Diritti dell’interessato

Lei può esercitare, nei limiti degli artt. 15–22 GDPR e del Codice Privacy:

• accesso; rettifica; cancellazione («diritto all’oblio»), ove applicabile;
• limitazione del trattamento; portabilità, ove applicabile;
• opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse;
• revoca del consenso, se il trattamento si basa sul consenso (la revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente);
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

Come esercitarli

1. Per dati di gestione condominiale: scriva allo Studio Titolare (recapiti nel Portale / comunicazioni ricevute).
2. Per dati di account / piattaforma: scriva a [privacy@arcangelo.io — DA CONFERMARE].
3. Arcangelo, in qualità di Responsabile, inoltra o supporta lo Studio sulle richieste relative ai dati trattati in Piattaforma, secondo i tempi di legge (di regola entro 30 giorni).

3.A.7 Trasferimenti extra-UE, cookie, AI, sicurezza

Si rinvia alle sezioni 5, 6, 7 e 8 del presente documento.

3.A.8 Maggiorenni e uso del Portale

Il Portale è destinato a soggetti che possono validamente rapportarsi allo Studio (di regola maggiorenni o rappresentanti legali). [DA CONFERMARE: eventuale clausola su minori / rappresentanza].

4. Sezione B — Nota per account Studio

Destinatari: persone fisiche con account su studio.arcangelo.io (titolare dello Studio, collaboratori, URP/segreteria, eventuali profili admin di prodotto in ambiente di test).

4.B.1 Titolare

Per i dati del Suo account professionale sulla Piattaforma (email di login, nome visualizzato, ruolo, log di azioni «Studio e operatori», preferenze, eventuale foto profilo [DA CONFERMARE]), il Titolare è Arcangelo — [ragione sociale — DA CONFERMARE], contatti al § 2.3.

Lo Studio (datore di lavoro / studio professionale) può essere autonomo Titolare per la gestione del rapporto di lavoro o collaborazione: in tal caso Arcangelo tratta tali dati anche come Responsabile o secondo le istruzioni ricevute dallo Studio [DA CONFERMARE: schema contrattuale con lo Studio cliente].

4.B.2 Finalità principali

• erogazione del Servizio e gestione profili / multi-sede;
• autenticazione, eventuale autenticazione a due fattori ove attiva;
• traccia / audit delle operazioni compiute in area Studio (chi ha chiuso un esercizio, chi ha inviato credenziali, chi ha segnato un ticket, ecc.), per sicurezza, accountability e supporto;
• assistenza tecnica;
• fatturazione e rapporto contrattuale con lo Studio cliente;
• comunicazioni di servizio (manutenzioni, aggiornamenti).

Basi giuridiche: art. 6, par. 1, lett. b (contratto) e f (sicurezza, prevenzione abusi, miglioramento del Servizio); lett. c per obblighi di legge.

4.B.3 Conservazione e diritti

I log di audit sono conservati per [DA CONFERMARE: es. 24 mesi] salvo esigenze difensive o obblighi di legge più lunghi.
Diritti: come al § 3.A.6, da esercitare verso [privacy@arcangelo.io — DA CONFERMARE] e, se pertinenti al rapporto di lavoro, anche verso lo Studio datore / committente.

4.B.4 Responsabilità nell’uso

Gli utenti Studio si impegnano a trattare i dati dei condòmini e dei fornitori solo per le finalità di amministrazione, secondo istruzioni del Titolare Studio, principio di minimizzazione e misure di sicurezza (non condividere password, non esportare dati su canali non autorizzati, ecc.). La violazione può comportare disattivazione dell’account e responsabilità verso il Titolare.

5. Cookie e tecnologie simili

Sui domini Studio e Portale possono essere utilizzati:

1. Cookie tecnici / di sessione — necessari al login, alla sicurezza e al funzionamento (base: legittimo interesse / eccezione cookie tecnici). Non richiedono consenso.
2. Cookie di preferenza — es. lingua o sede selezionata [DA CONFERMARE: se presenti].
3. Cookie analitici — [DA CONFERMARE: se presenti — fornitore, anonimizzazione IP, consenso banner]. Se introdotti strumenti di misurazione non strettamente necessari, sarà mostrato un banner di consenso conforme alle Linee guida cookie del Garante.
4. Storage locale del browser — per mantenere la sessione autenticata.

Non utilizziamo cookie di profilazione pubblicitaria di terzi [DA CONFERMARE].

6. Misure di sicurezza (livello alto)

Arcangelo adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio (art. 32 GDPR), tra cui, in via esemplificativa e non esaustiva:

• trasmissione dati in HTTPS;
• password memorizzate con funzioni di hash non reversibili;
• controllo degli accessi basato su ruoli (Studio vs Portale; profili interni allo Studio);
• tracciatura delle operazioni rilevanti (audit);
• hosting e database presso fornitori con data center preferibilmente nell’UE (stack attuale di riferimento: ambienti applicativi su infrastruttura tipo Vercel, dati applicativi su Supabase, repository su GitHub — dettaglio e regioni in Allegato) [DA CONFERMARE: regioni effettive in produzione e DPA firmati];
• backup e procedure di ripristino [DA CONFERMARE];
• gestione degli incidenti e, ove richiesto, notifica al Garante e comunicazione agli interessati (artt. 33–34 GDPR) [DA CONFERMARE: procedura interna].

Nessuna misura garantisce rischio zero; l’utente è tenuto a custodire le proprie credenziali e a segnalare accessi sospetti allo Studio o ad Arcangelo.

7. Trasferimenti extra-UE

La preferenza di prodotto è l’hosting e l’elaborazione primaria nello Spazio Economico Europeo.

Qualora un sub-responsabile tratti dati da Paesi terzi, il trasferimento avverrà solo in presenza di una garanzia adeguata ai sensi degli artt. 44 e ss. GDPR (es. decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea, misure supplementari ove necessarie) [DA CONFERMARE: elenco aggiornato e region lock].

8. Processi decisionali automatizzati e assistente AI

Decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o analoghi significativi (art. 22 GDPR): la Piattaforma non adotta tali decisioni in modo esclusivamente automatizzato sulla base dei Suoi dati (es. non esclude automaticamente un condòmino da diritti assembleari per via algoritmica).

Assistente AI (funzionalità opzionale): se lo Studio attiva l’assistente, questo può elaborare domande in linguaggio naturale e restituire informazioni già presenti in Piattaforma (es. situazione rate, stato ticket/interventi). Si tratta di supporto informativo, non di decisione vincolante.
[DA CONFERMARE: se i prompt/risposte sono inviati a modelli di terze parti; quali fornitori; se i dati restano in UE; retention dei log delle conversazioni; possibilità di disattivazione per singolo Studio].
Finché la funzione risulta «non configurata» nell’ambiente, tale trattamento non è attivo.

9. Aggiornamenti dell’informativa

Arcangelo può aggiornare questa informativa per adeguamenti normativi, organizzativi o di prodotto. La versione corrente sarà pubblicata sui siti Studio/Portale con data di aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, potrà essere richiesta una nuova presa visione al login [DA CONFERMARE: soglia “sostanziale”].

10. Allegato — Elenco sottoscrittori / fornitori di servizio (sub-responsabili)

Elenco indicativo dei principali fornitori che possono trattare dati personali per conto di Arcangelo nell’erogazione della Piattaforma. Da aggiornare prima del go-live e da allegare al contratto art. 28 con lo Studio.

L’elenco aggiornato è disponibile su richiesta a [privacy@arcangelo.io — DA CONFERMARE] e/o in area riservata per gli Studi clienti [DA CONFERMARE].